Marjan de Wit Secretariaatsondersteuning & Office Management (MdW) verleent sinds 1997 hoogwaardige, professionele ondersteuning aan tal van bedrijven en organisaties. En dat tot ieders tevredenheid. Logisch, want MdW biedt tal van voordelen boven traditionele dienstverleners op het gebied van tijdelijk personeel.

Kwaliteit
Zeer ruime ervaring op ondersteunend en organisatorisch gebied, zowel opgedaan in diverse vast dienstverband functies als binnen de context van MdW.

Flexibiliteit
MdW biedt een grote mate van flexibiliteit als het gaat om de duur van de overeenkomst, de invulling van uren en werkplek (op locatie of vanuit kantoor MdW).

ContinuÔteit
Altijd dezelfde persoon bij vervolgopdrachten of een reeks van vergaderingen. Daardoor is MdW ook uitstekend geschikt om te fungeren als ‘vliegende keep’ binnen grotere bedrijven en organisaties: het tijdrovende en niet-productieve inwerken van alweer een nieuwe uitzendkracht behoort voorgoed tot het verleden!

Deze site biedt u een overzicht van de werkzaamheden die door MdW verricht kunnen worden. Mocht u na lezing hiervan geÔnteresseerd zijn in een of meerdere van de aangeboden diensten, schroomt u dan niet contact op te nemen voor nadere informatie of voor een indicatie van de kosten.

 

MdW biedt secretariaatsondersteuning op de volgende wijzen:

Interim
secretariaat
In geval van (langdurige) ziekte, zwangerschapsverlof, vakantie of extra werkdruk is de behoefte aan een professionele tijdelijke plaatsvervanger of extra kracht groot. Iemand die snel de zaken oppikt en zelfstandig een grote (wezenlijke) bijdrage kan leveren.
Daarnaast is MdW flexibel als het gaat om de invulling van de dagen en uren waarop de ondersteuning is gewenst.

Voor bedrijven en organisaties met meerdere afdelingen zijn kwalificaties van MdW uitermate geschikt voor een rol als ‘vaste invalkracht’. Introducties en inwerkperiodes zijn niet meer nodig, MdW is dan immers al bekend met uw bedrijf of organisatie. Overbodig te melden, dat dit de kwaliteit van de output verhoogt, de efficiency vergroot en daardoor tot kostenbesparing leidt.

Projectsecretariaat
Multidisciplinaire werkgroepen binnen en zelfs tussen bedrijven en organisaties komen steeds meer voor. Probleem is vaak, welke vertegenwoordigde discipline de secretariŽle ondersteuning gaat leveren. Capaciteitsproblemen zijn dan vaak het gevolg. In zo’n geval kan MdW de ideale ‘tussenschakel’ zijn. Interne secretariaten raken daardoor niet overbelast en kwaliteitsondersteuning is gewaarborgd.

Secretariaatsvoering voor verenigingen, stichtingen, bestuursorganen etc.
Het probleem van gebrekkige secretariŽle ondersteuning doet zich vaak nog sterker gelden bij verenigingen, stichtingen, bestuursorganen en dergelijke, waar meestal niet op een secretariaat kan worden teruggevallen.

Ook in dit soort gevallen kan MdW een professioneel verlengstuk van een dergelijk orgaan zijn. Alle noodzakelijke werkzaamheden kunnen vanuit het kantoor van MdW worden gedaan en presentie tijdens vergaderingen van deze organen (ook in de avonduren) maakt hier uiteraard onderdeel van uit.

Kortom: geen rompslomp meer voor de bestuurders; deze worden geheel uit handen genomen door MdW!

 

Een goed georganiseerd secretariaat is een eerste vereiste voor een professionele bedrijfsvoering. Vaak vormt het secretariaat de spil van een bedrijf of afdeling, waar de overige medewerkers (van laag tot hoog!) blind op moeten kunnen varen. Maar dan moet alles uiteraard wel goed op poten gezet zijn cq. worden.

MdW helpt bij het opzetten of reorganiseren van secretariaten. Daarbij worden de volgende aspecten kritisch onder de loep genomen:

-          Kantoorinrichting en indeling
-          Filing van computerbestanden
-          Projectvoering
-          Archivering
-          Telefooncentrale
-          Urenlijsten
-          Huisstijl correspondentie en presentaties
-         
etc.

 

MdW verzorgt het redigeren van teksten, brieven, rapporten, documentatiemateriaal etc..
Uiteraard behoort het verzorgen van een professionele opmaak daar ook toe.

Presentaties in de vorm van PowerPoint slides behoren ook tot de producten die door MdW  worden aangeboden.

MdW heeft daarnaast ruime ervaring in de begeleiding van bedrijfsdocumentaties, brochures e.d.:
het hele traject van eindredactie en opmaak tot het opleveren van gedrukte exemplaren en (eventueel) verzending naar uw cliŽntŤle kan door MdW worden verzorgd.

 

Dat vakkundig en helder notuleren van vergaderingen en bijeenkomsten niet voor iedereen is weggelegd, zullen betrokkenen in de loop der jaren aan den lijve hebben ondervonden.

Daarnaast is door werkdruk of capaciteitsproblemen niet altijd iemand voorhanden die deze rol op zich kan nemen. Om nog maar te zwijgen over verenigingen, stichtingen, overkoepelende werkgroepen  etc., die een secretariaat ter ondersteuning vaak moeten ontberen.

In al deze gevallen biedt MdW uitkomst met een snelle, efficiŽnte en professionele vastlegging van het besprokene. Uiteraard is MdW ook inzetbaar voor vergaderingen in de avonduren.

In de afgelopen jaren heeft MdW vergaderingen genotuleerd op de volgende niveaus:

-          Raad van Toezicht
-          Managementteam
-          Directie
-          Bestuur
-          Commissie
-          Bewoners
-          Koepelorganisatie
-          Projectgroep
-         
Buurtvereniging

 

Een up-to-date adressenbestand is een eerste vereiste voor een goede marktbewerking of voor optimale communicatie met uw doelgroep.
Niet zelden echter behoeven adressenbestanden de nodige opschoning. MdW kan deze rol op zich nemen, uiteraard ook vanuit haar eigen kantoor. Met name voor verenigingen e.d. biedt deze service uitkomst, omdat dit een tijdrovende en discipline vragende klus is.

Ook mailings van bedrijfsbrochures, brieven, documentatiemateriaal etc. kunnen door MdW worden verzorgd. Daartoe behoort ook het in kaart brengen van respons op deze mailings.

Specifiek voor mailings in verband met congressen en seminars kan MdW de facturatie en verwerking van inschrijfgelden voor haar rekening nemen.

 

Het welslagen van een congres of seminar staat of valt met de kwaliteit van het ‘randgebeuren’.
Voldoet de locatie aan de gestelde eisen, zijn de uitnodigingen op tijd de deur uit, ziet het presentatiemateriaal er goed en verzorgd uit: dit zijn slechts enkele punten uit een hele waslijst van zaken die moeten worden geregeld.

MdW verzorgt het gehele operationele gedeelte rondom een dergelijk evenement. Dit betekent dat MdW kan worden ingeschakeld voor een of meerdere van de volgende activiteiten:

-          Samenstelling en verzending van uitnodigingen
-          Deelnemersregistratie
-          Facturering deelnemers
-          Selectie accommodatie
-          Presentatiemateriaal en deelnemerslijsten
-          Correspondentie met sprekers
-         
Ontvangst en begeleiding gasten

 

Kleiner van omvang dan een congres of seminar, maar vergelijkbaar in de soort van zaken die daarvoor moeten worden geregeld, zijn cursussen en workshops.
Ook daarbij komt het vaak voor dat er binnen een bedrijf of organisatie onvoldoende bezetting is om deze (vaak niet standaard) activiteit op een professionele wijze te organiseren.

MdW kan u deze last uit handen nemen. De daartoe benodigde werkzaamheden kunnen zowel op locatie bij de cliŽnt als op kantoor van MdW worden uitgevoerd.

Met betrekking tot cursussen en workshops kan MdW voor de volgende activiteiten worden ingeschakeld:

-          Selectie accommodatie
-          Verzorgen catering
-          Versturen uitnodigingen en correspondentiemateriaal deelnemers
-          Samenstelling cursusmateriaal
-          Intermediair bij eventuele vervolgactiviteiten
-         
Verzorgen avondprogramma

 

MdW werkte in de afgelopen jaren onder andere voor de volgende bedrijven en organisaties:

-          Aedes
-          Bedrijfsgeneeskundig Gezelschap Rijnmond/NVAB Kring Rotterdam
-          Bos & Bastiaansen
-          CoŲrdinatiecentrum Chronisch Zieken
-          Duursma Healthcare Research
-          Economic Point of View
-          Farmeduca
-          Florin Partners
-          Heineken International
-          Het Oosten Woningcorporatie Amsterdam
-          De Key Woningcorporatie Amsterdam
-          Integraal Kankercentrum West
-          Ipso Facto
-          Koninklijke Bibliotheek Den Haag
-          KPMG Concepts
-          Medical Point of View
-          Medwerk
-          Ministerie van Verkeer & Waterstaat
-          Ministerie van VROM
-          Ministerie van VWS
-          MVLG Internetconsultancy
-          Noord-Hollandse PatiŽnten/Consumenten Platforms (NHPP)
-          NVMI
-          Shmukler & Stern
-          Stadsdeel Oud-West Amsterdam
-          Stadsdeel Oud Zuid Amsterdam
-          Vrijuit Spreken
-          Wilgenhaege Financieel Adviesgroep
-          ZonMw

 

Bent u geÔnteresseerd geraakt in de diensten die MdW kan leveren of wilt u een concrete prijsopgave, dan kunt u een e-mailbericht sturen naar info@marjandewit.nl.

Uiteraard kunt u ook op andere wijzen contact zoeken. Hieronder staan de adresgegevens van MdW vermeld.

Marjan de Wit
Secretariaatsondersteuning & Officemanagement
Roerdompstraat 25
1171 HB  BADHOEVEDORP

T 020 449 27 88
F 020 449 27 90
M 06 512 85 032

E-mail : marjan.de.wit@wxs.nl
Internet : www.marjandewit.nl